Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001
Unitamente all’adozione di un Codice Etico di Gruppo, le Società del Gruppo Prelios si sono dotate di un proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (di seguito, “MOG231”).
Ispirato alle “Linee Guida” di Confindustria, la struttura del MOG231 contempla il coordinato funzionamento di un articolato sistema piramidale di principi e procedure che si può descrivere sinteticamente come segue:
- Codice Etico, i.e. l’insieme dei principi generali (trasparenza, correttezza, lealtà) a cui si ispirano lo svolgimento e la conduzione degli affari nell’ambito di un più generale percorso di crescita sostenibile garantendo, nel contempo, l’efficienza e l’efficacia del sistema di controllo interno;
- Sistema di controllo interno, ovverosia l’insieme degli “strumenti”, attività, processi e strutture organizzative volti a fornire una ragionevole garanzia in ordine al raggiungimento degli obiettivi di efficienza e di efficacia operativa, affidabilità delle informazioni finanziarie e gestionali, rispetto delle leggi e dei regolamenti, nonché salvaguardia del patrimonio sociale anche contro possibili frodi. Il sistema di controllo interno si fonda e si qualifica su alcuni principi generali, appositamente definiti nell’ambito del MOG231 nella forma del “obbligo-divieto”, il cui campo di applicazione si estende trasversalmente a tutti i diversi livelli organizzativi (Business Unit, Funzioni Centrali, Società);
- Aree Sensibili, con riguardo a ciascuna delle quali sono indicate le famiglie di reato impattate e, a titolo esemplificativo, le modalità di commessione dei reati (i.e. i rischi di reato). Tali schemi presentano un’analoga struttura che si sostanzia: in una descrizione delle attività svolte e dei presidi di controllo in essere per singolo processo impattato per prevenire ragionevolmente i correlati rischi di reato.
Gli schemi di controllo interno di ciascuna Area Sensibile sono stati elaborati alla luce di tre regole cardine e precisamente:
- la separazione dei ruoli nello svolgimento delle attività inerenti ai processi;
- la c.d. “tracciabilità” delle scelte, cioè la costante visibilità delle stesse (ad es. mediante apposite evidenze documentali), per consentire l’individuazione di precisi “punti” di responsabilità e la “motivazione” delle scelte stesse;
- l’oggettivazione dei processi decisionali, nel senso di prevedere che, nell’assumere decisioni, si prescinda da valutazioni meramente soggettive, facendosi invece riferimento a criteri precostituiti.
- Flussi informativi, sono stati elaborati appositi flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza (di seguito anche “OdV”) in merito al funzionamento e all’efficace attuazione del MOG231.
È stato, inoltre, nominato un Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, quale organo preposto a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del MOG231, curandone altresì il costante aggiornamento.